Como escolher um Sistema de Gestão de Facilities?

Sistema de Gestão de Facilities

Quem visita uma empresa organizada, com uma recepção agradável e climatizada, onde a pessoa responsável por receber visitantes consegue se comunicar com agilidade com o contato solicitado, muitas vezes não imagina quanto trabalho existe por trás.

Cuidar de maneira eficiente, a um custo competitivo, de toda a infraestrutura por trás das cortinas é o trabalho de empresas especializadas no que se conhece nos dias atuais por Gestão de Facilities.

A atividade vem ficando cada vez mais sofisticada, exigindo dos prestadores de serviços um controle apurado, que requer um bom Sistema de Facilities Management ou Sistema de Gestão de Facilities.

Valorização da Gestão de Facilities

A importância de ter essa infraestrutura bem preparada é tamanha, que algumas empreiteiras estão procurando, desde a construção, facilitar o trabalho que se fará necessário quando iniciarem as atividades da empresa que ocupará o imóvel.

Outros pontos que deixam clara a importância destes serviços são a crescente oferta de cursos que formam profissionais em Gestão de Facilities, bem como o fato de que esses profissionais são cada vez mais reconhecidos e valorizados no mercado.

Nos Estados Unidos, que têm um dos mercados de software mais desenvolvidos no mundo, os sistemas referenciados como Enterprise Facility Management (EFM) ou simplesmente Facility Management (FM) também são cada vez mais valorizados.

As especificidades da Gestão de Facilities

Além de se tratar de um trabalho amplo por natureza, a Gestão de Facilities se diferencia por segmentos, pois é claro que a infraestrutura necessária para o bom funcionamento de uma empresa varia de acordo com o propósito das instalações. Hospitais, por exemplo, têm necessidades distintas das indústrias, escritórios corporativos, etc. 

Nesse contexto, é fundamental contratar um sistema com uma empresa de tecnologia capaz de desenvolver as chamadas customizações, ou seja, módulos devidamente adequados ao modus operandi de quem utilizará o sistema.

Gestão de Facilities: os módulos

Como dissemos acima, a Gestão de Facilities é um amplo conjunto de atividades, mas vamos destacar a seguir alguns dos módulos mais importantes:

Gestão de Requisições

Cada requisição feita por cada departamento precisa ser atendida prontamente, para que isso aconteça de forma efetiva é importante que o Sistema de Gestão de Facilities tenha um processo de abertura de requisições de serviços adequado às necessidades de cada departamento: Formulário Web, Chatbot, e-mail, QRcode, etc.

O monitoramento da execução dos serviços gerados pelas requisições é outro pilar chave de um bom sistema. É importante que as requisições sejam estruturadas por categorias e subcategorias e que todos os fornecedores e equipes técnicas sejam cadastradas.

No Painel de Gestão Integrado (BI), além de contar com alertas e notificações, é possível acompanhar o workflow para avaliação, aprovação e redirecionamento de requisições e ocorrências para que elas sejam respondidas com a maior agilidade possível.

Gerenciamento de Contratos

É claro que para executar essa grande variedade de serviços, diversos prestadores serão escolhidos e o gerenciamento dos seus contratos é uma das tarefas mais críticas, que precisa ser muito bem tratada pelo Sistema de Gestão de Facilities.

Um bom módulo de Gerenciamento de Contratos tem uma atenção e um tratamento especial com alguns aspectos, dentre os quais podemos destacar:

  • Cadastro de fornecedores com upload de documentos
  • Destaques para cláusulas importantes
  • Controle de vigências e índices de correção
  • Filtros de busca
  • Alertas e notificações configuráveis às necessidades do departamento

Gerenciamento de Contas

No caso de mais empresas envolvidas em um único espaço físico, a gestão de contas de consumo como energia, água, gás e internet, pode se tornar uma tarefa desafiadora e pode demandar uma grande quantidade de tempo de sua equipe.  

Através da tecnologia de OCR (optical character recognition), utilizada para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem, podemos cadastrar fornecedores, contratos e contas de consumo de forma simples e automática, o que traz uma grande agilidade no processo de Gerenciamento de Contas.

O Painel de Gestão Integrada fornece uma visão detalhada para acompanhamento do processo com alarmes e notificações para evitar atrasos e erros, além de configurações personalizadas de gerenciamento de rateio (unidades e departamentos);

Gestão de Fornecedores

A organização e o monitoramento de todos os prestadores de serviços é mais um dos fatores chave de um bom Sistema de Gestão de Facilities. O cadastros dos fornecedores deve ser feito de forma organizada e segmentada pelos respectivos locais de atuação além de sua especialidade.

É recomendável cadastrar também os responsáveis pelas avaliações e realizar uma classificação de acordo com as exigências da organização, garantindo que o serviço contratado está sendo entregue dentro dos padrões de qualidade.

Outros módulos da Gestão de Facilities

Como já citamos, os módulos que descrevemos de forma sucinta são alguns dos mais importantes e críticos, ou seja, automatizam as atividades mais difíceis de gerenciar.

Mas vale citar alguns outros, que merecem cuidado e precisam ser contemplados:

  • Reservas de salas e posições de trabalho;
  • Gestão de inventário e estoque (equipamentos, suprimentos, etc.)
  • Gestão de encomendas e correspondências;
  • Serviços de Conciergeria e recepção
  • Gestão de Frotas.

Mobilidade e Painéis de Inteligência na Gestão de Facilities

Atualmente, Mobilidade e Inteligência de Negócios, ou Business Intelligence, são praticamente uma exigência em sistemas eficientes e competitivos.

Mobilidade

Nesse contexto, um bom Sistema de Gestão de Facilities precisa contar com aplicativos móveis, permitindo agilidade e participação de colaboradores que estejam sem acesso a um computador. E é fundamental que este app possa trabalhar também de forma offline, pois não podemos contar com conectividade em todos os locais.

É fundamental que os responsáveis pelo sistema estejam aptos a detectar quais atividades das empresas necessitam de apoio de aplicativos móveis e os desenvolvam completamente integrados ao sistema que roda no desktop.

Inteligência de Negócios

O volume de informações geradas por um Sistema de Gestão de Facilities é enorme, razão pela qual os gestores precisam ter dashboards à sua disposição, ou seja, painéis que permitem uma visualização rápida e clara do andamento dos trabalhos.

Esses dashboards sintetizam não apenas dados gerados pelo próprio sistema, mas precisam ter uma interface simples que suporte dados gerados por outros sistemas ou planilhas Excel, tão usuais hoje em dia nas empresas.

Conclusão

Para gerenciar facilities de forma ágil e competitiva é fundamental um bom sistema que automatize as diversas atividades citadas neste post.

Além disso, o sistema precisa permitir o uso de aplicativos móveis para execução de serviços em campo e entregar inteligência que realmente facilite o acompanhamento dos gestores e forneça informações relevantes para as suas tomadas de decisão.

Se quiser mais detalhes e compreender como um Sistema de Gestão de Facilities personalizável pode ajudar a sua organização, entre em contato com o nosso time de especialistas.