Gestão de atividades de equipes: use software para isso!

gestão de atividades

Entender como as equipes trabalham, seus hábitos, necessidades, dificuldades, sempre foi um fator importante para melhorar o desempenho das empresas. Mas a importância da gestão de atividades vem crescendo após a pandemia, com a forte adesão ao sistema de home office. 

Um software especializado em gestão de atividades possibilita o acompanhamento preciso das equipes, permitindo intervir de forma inteligente nas rotinas, o que traz para gestores e colaboradores melhor condição de trabalho e maior produtividade. 

Um passo decisivo para o sucesso desse tipo de ferramenta é desmistificar a ideia de que o acompanhamento seja uma desconfiança dos gestores com seus liderados. 

Para isso, o caminho é compreender como as ferramentas podem beneficiar a todos.

Vantagens do Sistema de Gestão de Atividades

As vantagens desse tipo de produto são inúmeras, mas em um primeiro instante podemos destacar algumas delas, as mais evidentes: 

Conhecimento da equipe de trabalho

As pessoas não são robôs e o entendimento de como cada uma delas é mais produtiva sem o uso de um sistema de gerenciamento de equipes é algo muito difícil, por mais competentes que sejam os gestores. 

Recursos como relatórios semanais e alertas automáticos permitem as adequações necessárias para que, tanto os gestores quanto colaboradores, se sintam mais confortáveis e como consequência disso, mais produtivos. 

Fortalecimento do relacionamento entre gestores e colaboradores

Ao compreender melhor como é o desempenho de cada colaborador, os gestores têm uma grande oportunidade de fortalecer seu relacionamento com a equipe.

Usando a ferramenta, as correções de rota podem ser discutidas particularmente, evitando climas desconfortáveis, tanto para os gestores quanto para colaboradores. 

Justiça no reconhecimento da performance

Nem sempre é fácil para os gestores identificar aqueles que apresentam alta performance, tarefa bastante facilitada por um sistema de gestão da equipe. 

Ao reconhecer e premiar com transparência esses colaboradores, as empresas geram um clima muito favorável, evitando julgamentos pessoais e apresentando dados concretos que justificam as promoções de seus colaboradores. 

Recursos do Sistema de Gestão de Atividades

Para conseguir os benefícios apresentados anteriormente, existem recursos incríveis que precisam ser explorados com inteligência. 

Assim como as vantagens, trata-se de uma vasta gama de recursos, mas podemos destacar alguns dos mais impactantes:

Relatórios com visão macro 

Estes relatórios são mais utilizados para obter uma visão clara de todos os computadores onde o Sistema de Gestão de Atividades está instalado, mas podem também ser requisitados para cada máquina, individualmente. 

Com uma visão macro, gestores podem ter insights importantes para melhorar a performance, agilizando e melhorando a qualidade na execução de tarefas. 

Relatórios com visão detalhada 

Diferentemente do anterior, os relatórios detalhados servem para uma avaliação criteriosa da performance de cada colaborador, mas é claro que também podem ser utilizados para oferecer uma visão clara e minuciosa das atividades de forma geral. 

Eles podem ser emitidos com base em todos os computadores conectados pelo sistema de gerenciamento de atividades, facilitando de maneira impressionante a gestão das atividades de diversos projetos simultaneamente. 

Alertas e relatórios automatizados 

Uma vez adaptados à rotina de uso do Sistema de Gestão de Atividades, os gestores podem identificar com clareza quais os pontos mais importantes para que a produtividade do time esteja sempre em alta.

Assim, podem criar alertas e relatórios que são disparados automaticamente e enviados por e-mail para que as correções sejam feitas tão rapidamente quanto possível. 

Segurança 

Fator fundamental nos dias atuais, especialmente em um ambiente onde circulam informações sigilosas sobre projetos, a segurança de um bom Sistema de Gestão de Atividades é garantida pela criptografia de dados e isolamento de alto nível. 

“Gamification”

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Todos nós buscamos ser mais produtivos, ter mais energia e atingir nossos objetivos; ser a melhor versão possível de nós mesmos. Mas às vezes pode ser difícil focar nas nossas atividades com tantas distrações do dia a dia, principalmente agora no modelo home office. Redes sociais, YouTube, TV e até os cochilos de depois do almoço podem nos distanciar dos nossos objetivos.

Gamification, ou seja, trazer técnicas e estratégias dos games para o contexto corporativo tem transformado a rotina de trabalho de muitas empresas, criando um ambiente mais dinâmico e produtivo. Você pode determinar metas e recompensas por conquistas individuais e de equipe. 

Custos 

Com o formato mais usado atualmente em software, que garante que nenhum recurso será desperdiçado, a cobrança pelo uso do Sistema de Gestão de Atividades é geralmente feita por computador onde o agente do software está instalado. 

Assim, a melhor relação custo – benefício é garantida, o que é de suma importância especialmente para as PME, cujos gestores muitas vezes pensam que este tipo de ferramenta tem um custo inacessível para sua realidade. 

Não importa o porte da empresa, o Sistema de Gestão de Atividades possibilita um crescimento organizado e dimensionado de suas equipes. 

Conclusão 

 Um passo decisivo para o sucesso na utilização de um Sistema de Gestão de Atividades é a conscientização de todos (gestores e colaboradores) que o objetivo não é o monitoramento da equipe, mas sim, o  aumento da produtividade. 

Com um trabalho preparatório que precisa contar com os gestores, o uso da ferramenta para gestão de atividades e equipes certamente trará grandes benefícios para empresas de todos os segmentos. 

Se você quiser ter informações mais detalhadas sobre o funcionamento deste tipo de software e os benefícios que ele pode trazer, faça contato com um de nossos especialistas.