Às vezes, uma planilha não é suficiente. Embora sejam rápidas de criar, elas têm limitações, e essas limitações podem trazer problemas.
Na Inglaterra, por exemplo, mais de 15 mil pessoas infectadas pela COVID-19 foram excluídas das contagens e do rastreamento de contatos porque a planilha usada para monitorar os casos atingiu seu limite. A BBC relatou:
“…os desenvolvedores optaram por usar um formato de arquivo antigo, chamado XLS. Como resultado, cada modelo conseguia lidar com apenas cerca de 65 mil linhas de dados, em vez de mais de um milhão, que é a capacidade atual do Excel.”
Esse caso é extremo, é claro. Sua empresa provavelmente não lida com algo tão abrangente, e você (espero) não está usando formatos de arquivo da década de 1990. Mas as planilhas têm limitações inerentes, o que vale a pena considerar especialmente se você estiver usando uma planilha como um banco de dados improvisado.
As limitações das planilhas e a vantagem de uma solução de bancos de dados
Embora as planilhas modernas suportem mais linhas, elas ainda têm restrições. O Excel, por exemplo, permite no máximo 1.048.576 linhas e 16.384 colunas por planilha, além de outros limites bem específicos:
- Cada célula pode conter até 32.767 caracteres.
- Um único documento pode ter até 65.530 links.
- As datas para cálculos começam em 1º de janeiro de 1900 e vão até 31 de dezembro de 9999.
- Gráficos podem utilizar dados de até 255 planilhas diferentes.
Já no Google Sheets, o limite total é de 10 milhões de células por planilha, e células com mais de 50 mil caracteres não podem ser importadas.
A maioria das planilhas nunca chega perto desses limites, mas algumas sim. E é melhor considerar a migração para um banco de dados antes que isso se torne um problema. Vamos explorar as diferenças principais entre esses dois recursos.
Planilhas mostram tudo, o tempo todo
Ao abrir uma planilha, você vê todas as informações da aba atual. Isso funciona bem até que o volume de dados fique grande demais e sobrecarregue seu computador. Sem um supercomputador, isso acontece muito antes de atingir os limites mencionados, especialmente com fórmulas ou scripts em execução.
Bancos de dados, por outro lado, armazenam as informações de forma mais eficiente. Eles carregam apenas o que é solicitado, reduzindo o impacto no desempenho do computador. Se sua planilha já se tornou difícil de gerenciar, pode ser hora de migrar para um banco de dados.
Planilhas não são ótimas para filtrar ou consultar dados
Embora as planilhas ofereçam recursos básicos de filtros e consultas, eles geralmente exigem alterações no arquivo original.
Bancos de dados, por sua vez, permitem consultas específicas e rápidas sem alterar os dados subjacentes. Isso é ideal para quem precisa organizar e analisar dados de formas variadas com frequência.
Validação de dados é essencial
Planilhas não possuem validação de dados por padrão. Se você criar uma coluna para idade, por exemplo, nada impede que alguém insira “azul” em vez de um número.
Bancos de dados oferecem validação nativa. Quando você cria uma coluna, define o tipo de dado e as regras para preenchê-la. Isso evita muitos erros e garante maior integridade nos dados.
Bancos de dados conectam informações com facilidade
Planilhas são essencialmente estáticas, e cada arquivo ou aba funciona de forma independente. É possível usar fórmulas para vincular informações, mas essas conexões são limitadas.
Bancos de dados, ao contrário, permitem relacionar dados de diferentes tabelas de maneira dinâmica. Uma alteração em um ponto é automaticamente refletida em outros, economizando tempo e evitando inconsistências.
O melhor para cada situação
Isso não significa que planilhas são ruins. Elas são úteis em muitos contextos, mas não substituem uma boa solução de banco de dados. Se você trabalha com grandes volumes de dados, considere investir em uma solução adequada ao seu cenário atual e futuro. Fale com um de nossos especialistas e saiba como podemos apoiá-lo nessa jornada.
